Не редкость такие ситуации, фирма берет на работу на частичную занятость бухгалтера, у нее хорошие рекомендации и резюме, денег просит не много. Работает этот бухгалтер некоторое время и потом исчезает. Через некоторое время из налоговой присылают штраф, а старого бухгалтера уже не найти. Такие ситуации подрывают доверие директора к любым бухгалтерам.
Можно ли как-то подстраховаться от подобных случаев? Если вы, начиная свой бизнес, постарались хоть немного разобраться в основах бухучета и налогов самостоятельно, вам, конечно, будет легче. Если не разобрались, потратьте какое-то время и разберитесь, организуйте для себя налоговый ликбез. Имейте в виду, что если вы нашли специалиста, который смог вам просто и понятно разъяснить взаимоотношение вашего бизнеса с государством, его явно можно считать хорошим бухгалтером.
Предлагаем вам несколько простых советов, которые помогут вам наладить со своим бухгалтером доверительные отношения.
Договариваясь с бухгалтером о работе на дому, будьте внимательны
На первичном этапе любого бизнеса более выгодно найти бухгалтера, приезжающего к вам пару раз в неделю или в месяц, чтобы забрать документы и потом привезти отчетность, а потом самостоятельно сдающего ее по вашей доверенности в налоговую и во всевозможные фонды.
С таким бухгалтером надо обязательно заключить договор, взять все его возможные контакты, вплоть до близких родственников: не надо стесняться, если надо, им позвонить: вдруг пропавший бухгалтер в больницу попал?
Если такого договора вы не заключили, полезно было бы каждый раз брать с бухгалтера расписки в получении документов. На всякий случай, не передавайте бухгалтеру свое право подписи как платежных, так и налоговых документов.
Проверяйте банковские выписки
При возможности просите своего бухгалтера расшифровывать вам все строчки в банковской выписке. Если что-либо покажется вам странным, попросите показать подтверждающие документы. Особенно внимательно надо проверять суммы, которые снимаются для выплаты зарплаты, для командировочных расходов или для хозяйственных нужд.
- Полезно также в программе Excel завести документ, включающий графы:
- остаток на начало дня;
- поступления за день;
- расходы за день
- остаток в конце дня.
При этом остаток на конец дня должен совпадать с остатком в соответствии с выпиской на начало будущего дня.
Внимательно следите за наличными
Бывает, и весьма часто, что бухгалтер забывает оформлять кассовые документы – расходные и приходные кассовые ордеры. А если налоговая выявит несоблюдение кассовой дисциплины, это грозит штрафом для фирмы на 1300 долларов, а для индивидуального предпринимателя – на 170 долларов.
Поэтому надо завести правило: раз в месяц просить бухгалтера показать кассовую книгу, журнал учета приходных и расходных кассовых документов, а также полные данные обо всех расходах. Для этого будет недостаточно предъявить копии чеков. Если бухгалтер затрудняется с ответом, что-то здесь не в порядке.
Необходимо обращать внимание на даты, проставленные в документах: они должны соответствовать тому периоду, который вы проверяете. Разберитесь, кому были выданы деньги, для какой цели, достаточно ли разборчиво прописаны суммы. Можно сопоставить остатки на конец и начало дня, записи в кассовых приходно-расходных документах и в кассовой книге. Все они должны совпадать с действительными доходами и расходами.
Делайте выборочные проверки остатков на складе
Полезно запросить у бухгалтера отчет, касающийся остатков на складе, а также ведомость о движении товаров. В случае, если ваш ассортимент – это не один-пять товаров, надо заранее определиться, когда и что именно вы будете проверять.
Для проверки надо выбирать или дефицитные товары, или самые ходовые, а также самые ценные из материалов и сырья. Можно обратить внимание, адекватны ли единицы измерения и количество товаров в приходных и в расходных документах, совпадают ли эти величины с указанными в отчете по остаткам, а также в ведомостях движения товаров. Подобные проверки желательно проделывать не менее раза в месяц, если, конечно, вы сами не выполняете функции продавца и кладовщика, и не держите все товары здесь же, за занавеской.
Шпионить тоже можно
Контролировать движение денег и товаров – наилучший способ проверки работы бухгалтера, да и любого другого человека, которому вы доверяете заботу о своих финансовых потоках.
Можно пользоваться и более экзотическими способами – проверять бухгалтерский компьютер, используя специальные программы, устанавливать в кабинете бухгалтера потайные микрофоны и видеокамеры, организовать слежку. Можно делать тайные пометки на важных документах – договорах, счетах, актах, подписанных вами, чтобы вероятность подделки подписи была исключена.
Если бухгалтер пропал
Если у вас пропали деньги или документы, надо обратиться в полицию с заявлением. Там необходимо взять справку в подтверждение приема у вас заявления, и отдать ее в налоговую инспекцию. В этом случае можно предупредить штрафы за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетов.
Не надо торопиться увольнять бухгалтера, пока вы не разберетесь, сможете ли вы привлечь его к административной или уголовной ответственности. Проведите сверку с налоговой и всеми фондами. Вместе с новым бухгалтером придется проверить все периоды, за которые нес ответственность ваш сбежавший специалист.