Как правильно составить электронное бизнес письмо

Начиная составлять текст письма, следует помнить о тех людях, которые будут его читать. А если предстоит разработать email-рассылку, то здесь следует проявить максимум усилий, так как от того, насколько грамотно она составлена, будет зависеть ее эффективность.

Через персонал, который работает с электронными письмами, за день проходят «тонны» информации, поэтому еще с первых строк читающий может определить трафаретный шаблон. И начальная фраза типа «Это выгодное суперпредложение…» сразу оттолкнет. Для того, чтобы заставить читателя обратить на себя внимание, вызвать интерес, нужно научиться мастерски составлять email тексты, постоянно самосовершенствоваться, увеличивать профессионализм. Поэтому следует придерживаться нескольких рекомендаций, которые помогут грамотно составлять электронные письма.

Письмо должно спровоцировать оппонента дать только положительный ответ

Часто бывает так, что очень сложно уловить смысл письма. Так как фразы несуразно перескакивают с одной смысловой кульминации на другую. В конечном итоге вас просто не поймут и будут вынуждены ответить «нет». Не забывайте, что в письме вы обращаетесь с надеждой, что получите лишь позитивный, положительный ответ. Поэтому, написав письмо, перечитайте его еще раз, попробуйте поставить себя на место человека, к которому обращаетесь. После этого задайте себе вопрос, о том, смогли бы вы сами ответить себе «да»? Если вы чувствуете, что что-то не так, лучше не полениться и переписать текст.

Работайте с названием темы

Название должно быть обязательно интригующим. Другими словами, от того, насколько подписчика заинтересует название темы письма, будет зависеть дальнейшая судьба вашего сочинения, а именно прочтут ли его или оставят в непрочитанных. К примеру, если посредством письма вы хотите пригласить выступить на конференции известную личность, то хорошо, если тема электронного письма будет содержать имя приглашаемого. Так электронный email станет автоматически персонализированным. Старайтесь понятно и четко излагать свои мысли, при этом избегая шаблонных фраз. В противном случае ваше обращение просто затеряется среди десятков электронных посланий.

Правильная самоподача

Нужно ненавязчиво объяснить читающему, почему именно вы достойны его внимания, а также чем вы превосходите других. К примеру, для того, чтобы заинтересовать человека, вызвать доверие к себе, подтолкнуть на партнерские отношения, можно опираться на статистические данные своего отчета по годовым объемам продаж, большое количество просмотров вашей страницы в Интернете и т.д. Хорошо, если вы покажете свою заинтересованность в человеке, к которому обращаетесь. Многим нравится, когда следят за их деятельностью. Поэтому можно вспомнить последние работы оппонента, показать свою компетентность в общем вопросе, подчеркнуть, что вы постоянно следите за его деятельностью.

Краткость – сестра таланта

Избегайте большой преамбулы, переходите сразу к главному. Как показывает практика, очень редко письмо читается от начала до конца. Поэтому уже с первых строк начинайте излагать причину того, что заставило вас обратиться к человеку. Эта информация должна поместиться в первых двух предложениях. Если все, что вы хотите сказать, не вмещается в первых строках, используйте выделение шрифта (жирный, курсив). Важно избегать большого предисловия. Но если его сделать необходимо, то саму просьбу начните излагать сразу во втором абзаце и обязательно выделите ее любой маркировкой, чтобы она бросалась в глаза.

Обозначьте точные сроки получения ответа

Многие считают, что установка дедлайнов может вызвать негативную реакцию человека, к которому идет обращение. Однако это не так. Все дело в том, что все приходящие письма делятся на те, которые требуют срочного ответа, и те, которые можно отложить в силу того, что еще будет время поработать с ними. Если в письме не обозначены точные сроки, оно, как правило, попадает во вторую категорию, что снижает вероятность его прочтения.

Всегда старайтесь вызвать к себе интерес

Для того, чтобы письмо захотели читать, обращаясь к человеку, представляйте, что вы разговариваете с глазу на глаз. Попытайтесь преподнести информацию так, чтобы ваш подписчик задумался.

Избегайте слова «конфиденциальность»

Употребление этого слова всегда отталкивает опытного читателя, а для некоторых может ассоциироваться со спамом. Считается, что если при написании вы упоминаете о конфиденциальности, значит, недостаточно уверены в своей просьбе. В данном случае любой уважающий себя читатель не будет тратить на прочтение драгоценное время. Отсюда следует вывод, что, собираясь писать текст, подумайте и точно сформируйте просьбу, дабы время, которое потратится на написание, не прошло впустую. Делайте предварительный просмотр текстовки письма.

Важно обязательно просмотреть уже готовый материал на экране телефона. Такая необходимость обусловливается тем, что зачастую написанные на компьютере тексты оппоненты открывают при помощи мобильных устройств. И в этом случае очень важно, чтобы просмотр письма был корректным, понятным, а сам текст не очень большим. Если на экране телефона письмо выглядит слишком громоздко, лучше будет сократить его до надлежащего вида.